בפרק החמישי בפודקסט לבן על שחור דיברתי על פרודקטיביות ואיך להיות יעילים יותר.

נושאים מתוך הפרק:

מה אפשר לעשות עם העובדה שלבעל עסק היום יש מאות תפקידים?

איך הטכנולוגיה הנגישה לנו את העבודה ויצרה אצלנו לחץ מטורף?

איך ניגשים לפרויקט גדול?

איזה סם נמצא לנו בגוף ועוזר לנו להיות יותר פרודקטיבים?

אילו כלים שונים קיימים לניהול משימות?

איך מנקים ומפנים את הראש ליצירתיות ולהתקדמות?

איך פרודקטיביות הופכת אתכם לאדם יותר אמין?

מהי רוטינת בוקר ורוטינת ערב?

איך ניתן לפתח הרגלים טובים, מה הקשר בין עבודה יעילה לבריאות שלכם?

מה עושים כשממש ממש עמוסים?

מה ההבדל בין טרחנות לפרודקטיביות?

תמלול הפרק:

אז שלום לכל המאזינים והמאזינות.

הגענו לפרק החמישי פרק חמישי של הפודקאסט לבן על שחור, שיווק, מיתוג, אסטרטגיה ודיגיטל.

הפרק הזה אני רוצה לדבר איתכם על נושא פרודקטיביות. 

אנחנו נמצאים בעולם שהוא כל כך מהיר, עולם שעושה הכל זמין ונגיש והכל משתנה בצורה כל כך מהירה וחשוב שנשמור על עצמנו יעילים וטובים. 

כאלה שמגיעים למשימה או לפרויקט מסוים ויודעים להוציא ממנו את המירב.

אז אנחנו בפרק נקבל כל מיני שיטות ודרכים כדי להפוך אותנו להרבה הרבה יותר טובים ופרודקטיבים.

אז נעבור למוזיקה ונצלול עם הפרק. 

אז אנחנו מתחילים, ובעצם הדבר הראשון שאני רוצה לגעת בו זה למה חשוב להיות פרודקטיבים, ומה עובר על האדם שבשנת 2020, בזמן עבודה, בזמן שהוא רוצה להספיק דברים.

בעצם בתור בעלי העסקים, בתור משווקים אנחנו מתעסקים עם המון משימות.

אמנם הדברים הפכו להיות יותר נגישים.

אבל המשימות הן לא נגמרות. בעידן של היום פרודקטיביות זה דבר סופר חשוב!

לבעל עסק היום יש, אפשר להגיד, כבר מאות תפקידים. (במיוחד אם הוא עסק של אדם אחד)

הוא לא רק עושה את העבודה שאותה הוא אמור לעשות. לדוגמא, אם נגיד, אני בעל פיצרייה ואני יודע להכין פיצה טעימה, בתור בעל עסק אני לא רק מכין פיצות.

אני צריך לדאוג להנהלת חשבונות

אני צריך לדאוג לשיווק ופרסום

אני צריך לדאוג לניהול עובדים

אני צריך לבדוק לדאוג לניהול מלאים

לניהול מחסן

אלף ואחד דברים שאני צריך למצוא זמן לכל דבר

בין היתר לדאוג שבאמת הפיצה שלי היא הפיצה הטובה ביותר. 

היום בעל עסק או כמעט בכל עבודה הדרישה מאיתנו היא מאוד מאוד גדולה.

עכשיו אני רוצה להסתכל על זה מנקודה של מה היה פעם ומה יש לנו היום:

אם נגיד פעם היינו רוצים להשיב למייל שקיבלנו בזמן עבודה היינו צריכים להגיע למחשב, לפתוח את המחשב, לעבור על המיילים, לענות להם.

הארגונים היותר גדולים היו מעסיקים מזכירה שהייתה עונה בשם העסק לכל המיילים.

כל המיילים היו מתנקזים אצלה, ואם היא לא הייתה יודעת משהו הייתה צריכה ליצור קשר עם בעל העסק לקבל תשובות. והכל היה הרבה יותר מסורבל.

מה שקורה לנו עם הטכנולוגיה בעצם המיילים, הווטאספ, הטלגרם, הפייסבוק הפך אותנו את כולנו למשווקים.

אנחנו יכולים להעלות פוסט מהעסק שלנו מכל מקום, בכל זמן מצד אחד פרודקטיביות ומצד שני יותר עבודה ומכל מקום!

אנחנו יכולים להשיב למיילים בצורה מיידית, אנחנו יכולים לשלוח הצעת מחיר וחשבונית דרך האפליקציות השונות.

כמעט באותו רגע, גם אם אנחנו בשולחן עם אותו הלקוח.

אנחנו יכולים לחייב אותו באשראי בלי מערכת סליקה הכל דרך אפליקציות.

הכל הפך להיות יותר נגיש והכל עוזר לנו.

אז זה אומר שזה בעצם גרם לצמצום בכוח האדם.

אבל עדיין הכמות משימות וכמות עבודה שיש לנו היא מאוד מאוד גדולה.

בשביל להצליח לשפר את הפרודקטיביות שלנו ולנהל את כל המשימות שלנו ולהצליח לעשות את זה בצורה הרבה יותר יעילה אנחנו צריכים לפתח שיטות עבודה שמתאימות לנו ולעסק שלנו כדי שנוכל להתקדם. 

בפרק הזה באמת אנחנו נעבור וניתן כל מיני שיטות ובאמת, זה כלים שמאד חשוב לכל בעל עסק, לכל יזם, לכל משווק לקחת אותם ולראות איך הוא הופך את עצמו כל יום ליותר טוב.

אז הדבר הראשון שאני רוצה להתחיל ממנו זה איך לנהל פרויקט בצורה יעילה ופרודקטיבית

איך לקחת משימה שהיא ממש ממש גדולה ואיך להפוך אותה להרבה יותר פשוטה.

איך להתקדם עם כל הדברים שאנחנו רוצים לעשות, רוצים להספיק אבל אנחנו לא מוצאים את הזמן הנכון לעשות אותו.

אז באמת כדי לנהל פרויקט או משימה מאוד גדולה:

אנחנו, בעלי העסקים, אנחנו עמוסים עד מעל הראש, ניקח את אותו בעל פיצרייה.

פיצרייה שכונתית קטנה שהוא רוצה להקים לעצמו אתר אינטרנט.

הוא יודע שבשביל לעשות את זה הוא צריך לעבוד מול בן אדם מסוים שיבנה לו את האתר. 

אז הוא יודע שהדבר יצרוך ממנו הרבה אנרגיות, אז אם רוצים לנהל את הפרויקט הזה שנקרא בניית אתר אינטרנט.

אז מה שצריך לעשות זה לקחת את המשימה המאוד מאוד גדולה הזאת ולפרק אותה להמון חלקים קטנים.

משמעות הדבר: זה מאוד פשוט.

צריך לקחת את ה..במקום לרשום משימה, לבנות אתר אינטרנט ולנסות לקדם את זה בצורה מבוזרת צריך פשוט לרשום לפרטי פרטים את כל הדברים שאנחנו צריכים לעשות.

לדוגמא: אנחנו צריכים להוציא את כל המנות מהתפריט שיש לנו.

את כל התוספות.

אנחנו צריכים לבדוק שיש לנו "אודות" לאתר שהכל נראה וכתוב טוב עם הסיפור שלנו.

אנחנו צריכים לבדוק שכל המספרי טלפון ושיש לנו מרכזיה שקולטת את את השיחות ושהכל תקין.

אנחנו צריכים לבדוק שהלוגו נגיש לנו שאנחנו נוכל לשלוח למעצב, ולמי שבונה לנו את האתר.

יש לנו המון המון משימות שאנחנו נצטרך לעשות.

אז מה שעושים זה פשוט רושמים את כל המשימות בצורה מאוד מפורקת ומפורטת.

ולאחר מכן אנחנו מחלקים את המשימות על ציר זמן הגיוני שבו נוכל לגשת למשימה מאוד קטנה שתקדם אותנו כמכלול להצלחה של משימה הגדולה ולסיום הפרויקט.

לדוגמה: היום אני הולך לרשום את האודות של האתר שלי.

אז המשימה הזאת יכולה לדרוש ממני שעה, או חצי שעה, או שעתיים או שלוש, תלוי במי עושה את זה.

אבל ברגע שאני יודע שהיום אני צריך להשלים רק משימה אחת, שהמשימה הזאת היא כתיבת אודות לאתר שלי אז זה משהו שאני יודע שהוא הגיוני לסיים אותו ביום לכן אני אתקדם עם זה. 

למחרת אני ניגש לאותו תוכנת ניהול משימות, או דף או נייר, אנחנו ניגע בכלים בהמשך.

אז אני פשוט אגש, לתוכנה הזאת, אני אראה שלמחרת יש לי לעשות את הסידור של המנות, תוספות וכל הדברים שאני רוצה שיופיעו באתר.

אז אני יודע שאני אצטרך לעשות את זה.

אז ברגע שהמשימה היא הרבה יותר קצרה, היא הרבה יותר נגישה וככה אנחנו בעצם מקדמים לאט לאט, אבל בטוח את הפרויקט הגדול.

אז הדבר הבא שאני רוצה לגעת בו, זה סם שנמצא לנו בגוף, שנקרא דופמין.

ומה אנחנו מקבלים שאנחנו מסיימים משימה?

יש לנו חומר כימי בגוף, שנקרא דופמין, שהוא משתחרר בכל מיני גורמים שליליים וחיוביים כאחד. 

לדוגמה, אם נגיד אנחנו מתעסקים בהימורים או צורכים תוכן בפייסבוק או באינסטגרם, אנחנו מקבלים הנאה מיידית כזאת, שהיא משחררת לנו המון דופמין בגוף.

אם ההרגשה הזאת, אתם מכירים את ההרגשה הזאת שאתם מקבלים איזה הודעת ווטסאפ או נוטיפיקיישן בתוך הטלפון, וזה ממש לוקח ממכם את תשומת הלב. 

אז זה בעצם  הדופאמין שמשתחרר לכם בגוף. עכשיו אלה הדברים האלה לדעתי הפחות טובים שדופמין עושה.

אבל אפשר להשתמש בדופמין כסם שהוא חיובי בגוף.

לדוגמה, אם יש לנו רשימת מטלות שאנחנו רוצים להשלים אותו אותן ואנחנו סיימנו משימה ועשינו עליה קו של שמחקנו אותה- בעצם משוחרר לנו את אותו דופמין בגוף שמשוחרר בהימורים, ברשתות החברתיות וכו.

אז הגוף יכול להתמכר להצלחה ולסיום משימה.

זה משהו שחשוב להבין אותו, כי אנחנו יכולים להשתמש בזה כדי להיות יותר פרודקטיביים.

אז באמת, ככל שאנחנו מסיימים יותר משימות ויותר מצליחים להתקדם, אז אנחנו יותר מקבלים דירבון להמשיך ולהתקדם, ובאמת להספיק הרבה יותר כי זה משהו שעושה לנו טוב.

 זה משהו שאנחנו צריכים להשתמש בו כדי באמת להצליח להספיק וגם ליהנות מזה על הדרך.

אז אני רוצה שניגע בסוגים שונים של תוכנות ושיטות כדי לנהל את המשימות שלנו.

יש, נתחיל בדבר הבסיסי ביותר שיש אנשים שלא יכולים בלעדי זה, וניסו כל מיני תוכנות ולניהול משימות, ולא מצליחים להשתחרר. 

שזה הדף ועט לרשום את ה To Do List שלך, למחוק עם העט משימה שסיימת וככה לעשות בכל יום.

זה הדבר הראשון והבסיסי ביותר.

שמי שלא מסתדר עם תוכנות וקורא לעצמו סוג של טכנופוב- זה משהו שעדיף מכלום, אז זה משהו להתחיל איתו.

אני יכול לגעת ביתרונות וחסרונות של הדבר הזה.

היתרונות:

קודם כל זה זמין, לא צריך בשביל זה טלפון או סוללה, זה יכול להיות על השולחן.

אפשר להסתובב עם מחברת או יומן ששם לרשום את כל המשימות שלנו ובעצם מיום ליום להעביר את המשימות שלא הספקנו ליום למחרת.

מה שהספקנו לסמן ולהוסיף משימות חדשות שהן מצטרפות לנו.

זה הדרך הבסיסית ביותר עכשיו.

החסרונות:

המשמעותי ביותר שאני מוצא בשיטה הזאת זה- עבודה טרחנית.

לצורך העניין, מי שמנהל המון המון משימות, ולפעמים לא מספיק אותן באותו יום, אז ביום למחרת הוא צריך להעתיק ולרשום את המשימות האלה שוב ביומן. ביום למחרת.

וזה משהו שלדעתי גוזל זמן יקר. ובכלל, כל הרישום הזה הופך להיות טרחני ומיותר.

הדבר שלדעתי הרבה יותר טוב זה לעבוד עם תוכנת ניהול משימות, שיש המון כאלה והמון טובות.

אני אמנה כמה: יש את מה שאני עובד איתה, שנקראת Things 3.

Things 3 היא נמצאת לפלטפורמות ה- iOS לבעלי אייפון, ול- Mac-os במאק.

היא לא קיימת ל-PC ולא קיימת בגרסה הוובית.

אבל אני מאוד אוהב אותה, כי יש לה המון המון פיצ'רים מתקדמים כמו עבודה עם קיצורי דרך וכל מיני טמפלטים של דברים שעושים.

לדוגמה,  אני משתמש בזה שאם נגיד אני רוצה ליצור קמפיין חדש, אז אני פשוט לוחץ על כפתור אחד והתוכנה שואלת אותי:

מה השם הקמפיין?

מתי התאריך הדד ליין של יצירת החומרים?

למי הקמפיין שייך?

לאיזה מותג?

ואז בעצם מה שזה עושה, זה יוצר לי טאמפלט שיצרתי מראש.

שם זה מכיל האם לקמפיין הזה הולך להופיע בטלוויזיה, ברדיו, בסושיאל, איפה כל הדברים האלה.

אז אני פשוט צריך לעשות עריכה קטנה לפי מה שיש לי באותו קמפיין ולהתקדם עם זה.

אז התוכנות לניהול משימות זה חוסך קודם כל את הטרחנות של להעביר משימות מיום ליום.

כי זה פשוט עובר איתך.

גם יש אפשרות של התראות.

לדוגמה, אני, מה שיש לי במכשיר טלפון, זה שכמעט מכל אפליקציה אני לא מקבל התראות.

כי כמו שאמרנו, התראות משחררות בגוף דופמין שלפעמים הוא, הוא שלילי והוא מנתק לך את החוט מחשבה.

אם אתה עובד על משהו מסוים, זה פשוט משהו שיכול להוציא אותך מריכוז.

אז אני פשוט כמעט בכל האפליקציות כיביתי את ההתראות, ההתראות שלי פועלות על דברים שהם חשובים באמת כמו התוכנה לניהול משימות.

שאם יש לי משימה שאני צריך לעשות אותה בזמן מסוים, אז שאני אקבל את ההתראה.

אני יודע שזה משהו שהוא כנראה מאוד חשוב לעשות אותו ברגע הזה.

אז זה יתרון של תוכנות לניהול משימות שיש להם על דף ועט שבאמת אפשר להפעיל התרעה.

בנוסף לזה, רוב התוכנות המתקדמות אפשר לשים להם תאריך- מתי אנחנו רוצים לעשות את המשימה ומתי אנחנו רוצים… מתי הדד ליין של המשימה.

אפשר לשים תיוגים שונים, ופילטרים, והמון המון פונקציות שאנחנו יכולים לסדר בעצם את המשימות שלנו לפי פרויקטים, לפי סוגי לקוחות.

האם זה משימה שקשורה לעבודה?

האם זה משימה שקשורה לבית?

בעצם, כל הכלים האלה נותנים לנו אפשרויות להיות הרבה יותר יעילים ולשפר את הפרודקטיביות שלנו.

לדוגמה, ראיתי הרבה אנשים שיש להם גישה שהם עושים תיוג לכל משימה לפי האזור שבו הם נמצאים.

אם נגיד אתה מול מחשב או נמצא במקום מסויים אז אתה יכול להיכנס ולעשות את התיוג ואתה רואה איזה דברים אתה צריך לעשות במקום הזה ספציפית.

או משימות שאתה יכול לעשות אותם רק במחשב, או משימות שאתה יכול לעשות אותם כשאתה במשרד, או שאתה נמצא אצל לקוח מסוים.

 דברים כאלה פשוט יכולים להזכיר לכם מה אתם צריכים לעשות ובאמת להיות יותר יעילים גם מבחינת המקום שבו אתם יכולים לעשות את אותה משימה.

אחד הדברים החשובים בניהול משימות זה משהו שנקרא לאנשים שממש ממש אוהבים להתעסק בכל הנושא של פרודקטיביות, הם בטח מכירים את זה, זה משהו שנקרא Brain Dumb (בריינדאמב).

המשמעות של זה זה לזרוק דברים מהראש ולשחרר אותם.

הדבר הזה לדעתי הוא אחד הדברים החשובים.

מאז שהתחלתי להיות יותר מסודר ולעבוד עם תוכנה לניהול משימות ולקדם את עצמי, אני שם לב שהראש שלי הרבה יותר נקי כדי לחשוב על רעיונות, לחשוב על איך לפתח את העסק, להיות יצירתי יותר בקמפיינים.

כי אני לא טרוד בהמון משימות שיש לי. 

אני יודע שיש מקום שכל הדברים האלה נמצאים ואני לא פוחד לפספס משהו או לאבד משהו, כי אני יודע שהכל נמצא והכל רשום אז זה באמת מפנה לי את הראש לדברים שהם יותר חשובים ויותר מצריכים מחשבה ומצריכים יותר יצירתיות. 

אז איך עובד הדבר הזה?

הדבר הזה עובד בצורה מאוד פשוטה. פשוט כל דבר שעולה בראש או משהו שמבקשים מכם- אוטומטית נכנס לתוכנת לניהול משימות.

ברגע שזרקתם את זה לתוכנת ניהול משימות, אפילו אם לא תייגתם או הכנסתם לקטגוריה מסוימת, יש מקום שאתם יודעים שזרקתם את זה.

עם התראה או משהו מסוים שאתם צריכים לעשות אתם יכולים באותו רגע להמשיך להתעסק עם הדברים שאתם עושים באותו רגע ולא להיות טרודים במתי אני צריך לעשות את זה, והאם אני אפספס או לא אפספס לעשות את זה.

עכשיו, הדבר הזה מקרין מאוד לסביבה שלכם ומראה על מקצועיות ופרודקטיביות.

זאת אומרת, שמספיק של הכוח שלכם ביקש ממכם איזה משהו קטן, אפילו כדרך אגב, ואתם פשוט כאלה שלא מפספסים כלום, כאלה שאתם יודעים שזה אצלכם זה שגר ושכח.

 אמרתם את זה והמשהו הזה קורה- אתם פשוט נחשבים, נתפסים כיותר מקצועיים, ככאלה שאפשר לסמוך עליהם, כאלה שלא מפספסים כלום וכיף לעבוד עם אנשים כאלה.

 דבר מאוד חשוב שאם רוצים להיות יותר פרודקטיביים זה לפתח הרגלים שהם נכונים והרגלים של פרודקטיביות ויעילות.

זאת אומרת שאנשים שהם מספיקים הרבה ושהם מאוד פרודקטיבים יש להם משהו שנקרא רוטינת בוקר ורוטינת ערב.

למה רוטינת בוקר משפרת את הפרודקטיביות?

זה סדרה של פעולות שאנחנו עושים שאמורה להקל לנו על היום, וגם רוטינת ערב זה אותו דבר.

אז אנחנו ניגע בכמה דוגמאות.

אני אתן דוגמה על עצמי ואתם תוכלו לייצר לכם, בעצם רוטינה טובה כזאת, שמתאימה לכם, שמתאימה לסדר פעולות שלכם למה שאתם עושים ובאמת ליישם את זה, כי זה משה ו שמאוד עוזר.

נתחיל בעצם עם רוטינת הערב, ונעבור לרוטינת הבוקר.

מה שאני עושה כל ערב זה אני עובר על התוכנה שלי לניהול משימות.

אני רואה את כל המשימות שהספקתי להיום.

אני מסדר את כל מה שעשיתי, כל המשימות שעשיתי להן בריינדאמפ לתוך האינבוקס.

אני פשוט מתייג אותן, שם להן תאריך או מה שנקרא מסדר את כל המשימות שיש לי.

אז עובר על המשימות שיש לי ליום למחרת.

למה זה גורם הדבר הזה?

גורם לכך שהיום שהיום למחרת שמתחיל אתה יודע לאיזה יום אתה נכנס.

אתה יודע אם זה יום שהוא טיפה יותר רגוע או טיפה יותר עמוס, אתה לא מתחיל את היום

ב"וואי מה אני צריך לעשות?" או

"נראה לי שיש לי המון דברים לעשות היום".

חוסר ודאות הוא משהו שמאוד מאוד פוגע בפרודוקטיביות, ואצלי לפחות זה משהו שמאוד משפיע עלי גם על מצב הרוח.

ברגע שאני יודע שיש לי משימות ואני יודע מה אני צריך לעשות, אני נכנס להיום הרבה יותר רגוע.

אני יודע מה אני צריך, ואני הרבה יותר מפוקס.

אז זה משהו שאני מאוד ממליץ לעשות אותו בצורה ברוטינת ערב בהקשר של פרודקטיביות.

רוטינת הערב לא אך ורק קשורה לפרודקטיביות.

אפשר להכניס בזה עוד המון דברים גם בשביל הנפש.

אם זה- לנתק מכשירי חשמל משעה מסוימת, או להיות בחדר חשוך לפני השינה, לשתות כוס מים קרים לפני השינה, שזה להכין את הגוף לחצי צום שהוא בעצם לא אוכל ולא שותה כל הזמן הזה.

אז בעצם כל הפעולות שהן חיוביות לגוף שלנו, זה דברים שאפשר להכניס לרוטינת הערב. נעבור לרוטינת הבוקר שמה שעושים בבוקר

זה- אני פותח את הבוקר כמובן, אני שותה, משתדל… לא משתדל- עושה את זה כל בוקר.

אני שותה כוס מים פושרים.

בבוקר, להכניס נוזלים לגוף אחרי שינה.

ולאחר מכן אני שותה כוס קפה כמובן, עובר על המשימות ברוגע של שוב-

מה יש לי לעשות היום?

אחרי זה אחרי שאני נכנס כבר ליום:

אז אני באמת עובר על המיילים וכל הדברים שכולם עושים.

אבל חשוב לייצר סדרת פעולות נכונה לצורת עבודה שלכם.

שבאמת, תנתק לכם ותסדר לכם את הראש של הדברים שאתם צריכים לעשות.

כי הדברים האלה, הרוטינות האלה של הבוקר ושל הערב, יכולים להוריד מכם הרבה לחץ והרבה דברים שיפגעו בשגרת העבודה שלכם.

עכשיו, אחד הדברים שגורמים לחוסר ודאות וחוסר נוחות ולעצבים וחרדות מכל הנושא של המון עבודה זאת הבעיה הזאת שאנחנו לא יודעים מה קורה איתנו.

 אנחנו מרגישים מוצפים מכל כיוון.

הראש שלנו, עמוס, אנחנו באותו מצב.

הגוף מנסה להתגונן ולהגן עלינו ואנחנו פשוט מספיקים הרבה הרבה הרבה פחות.

אנחנו מרגישים כאילו היה לנו את היום הכי קשה והכי עמוס בעולם.

מצד אחד אנחנו גם הרגשנו שהיום שלנו היה גרוע.

עבדנו כל כך קשה, אנחנו מרגישים שעבדנו קשה.

אבל בפועל הספקנו הרבה פחות. קשה ככה להיות פרודקטיבים!

אז כל הסדר, כל הנושא של לרשום את המשימות, לעבוד עם תוכנה לניהול משימות מסודרת, לעשות רוטינת בוקר וערב- זה משהו שיקל עליכם.

 ישמור לכם על הנפש ועל הבריאות, וגם אתם בסופו של דבר תספיקו הרבה יותר.

אז יש לזה כל כך הרבה יתרונות, אני ממש ממש ממליץ על זה. הדבר שאני רוצה לגעת בו עכשיו זה הנושא של Delegate (דלגייט) שזה להעביר משימה הלאה.

לדעתי אחד הדברים שצריך הרבה יותר להשתמש בו לפרודקטיביות שלנו

אז כמו שאמרנו, גם דיברנו על זה הרבה בפרק הזה, זה שאנחנו בתור בעלי עסקים בתור משווקים אנחנו עמוסים מאוד, יש לנו המון עבודה.

בסופו של דבר לא משנה כמה אנחנו פרודקטיבים וכמה אנחנו מספיקים דברים ויודעים לעשות את העבודה שלנו על הצד הטוב ביותר אבל בסופו של יום אנחנו בני אדם.

כמו כל בן אדם, יש לנו 24 שעות ביממה, שמתוכם אנחנו צריכים לישון, אנחנו צריכים להיות עם המשפחה, אנחנו צריכים להיות עם הילדים.

אנחנו צריכים שיהיה לנו גם תחביבים ושיהיה לנו עוד דברים שהם גם עושים לנו טוב. 

אז אנחנו צריכים גם לדעת לפעמים להגיד:

"אוקיי, אני יכול להספיק את כל הדברים האלה ואת הדברים האלה אני יכול להוציא אותם החוצה.

אני יכול לתת למישהו אחר שיעשה אותם בשבילי".

לפעמים זה יהיה עובד אחר בארגון שאתם עובדים בו.

לפעמים זה יהיה מישהו שתעסיקו אותו בשביל המטרה הזאת.

בעצם, אפשר למצוא כל מיני גורמים ומשימות שאפשר פשוט להוציא אותן החוצה להתעסק בעיקר ובדברים היותר חשובים.

זאת בהחלט ההגדרה לפרודקטיביות

עכשיו, איך אנחנו יודעים איזה משימות להשאיר אצלנו ואיזה משימות להוציא אותן החוצה?

אנחנו יכולים לעשות מין טבלה כזאת.

בטבלה הזאת אנחנו נרשום האם זה משימה שחשוב שבבלעדיות רק אנחנו נעשה אותה?

האם זה משימה משימה ממש ממש חשובה, האם יש לה חשיבות או דחיפות פחותה?

אנחנו צריכים בעצם להפעיל שיקול דעת לכל משימה.

אם נגיד היא לא כזאת חשובה אבל היא דחופה, אז אנחנו יכולים פשוט לתת למישהו אחר לעשות את זה בשבילנו.

אם זה משימה שהיא חשובה ודחופה מאוד, אז אנחנו נעשה אותה בעצמנו עכשיו, ואם נגיד זה משימה שהיא חשובה אבל לא דחופה אז אנחנו פשוט נעשה אותה בזמן אחר ואנחנו נחלק את הזמן שלנו בצורה אחרת.

אז בעצם, עם כל זה שאנחנו מאוד עמוסים ומנסים להיות תמיד בפרודקטיביות שיא ועם כל זה שאנחנו רוצים להספיק יותר, אנחנו בסופו של דבר בני אדם ואנחנו צריכים לדעת להגיד:

"אוקיי, אני יודע שאני יכול להספיק את כל זה.

אבל יש לי עוד המון המון דברים לעשות ואני באמת צריך לשחרר אותם ולהתפנות לדברים החשובים באמת".

אז זה באמת לא בושה לקחת משימות מסוימות ולהוציא אותן החוצה להביא לעוד אנשים, לאנשים אחרים סליחה, שיעשו את זה.

וזה משהו שגם יכול לנקות לכם את הראש. עכשיו, זה לא אומר שאם הוצאתם משימה החוצה זה לא יעשה כמו שאתם רוצים.

אתם כמובן אמנם לא תעשו את זה בפועל, אבל תוכלו לתת על זה בקרה ותוכלו שזה עדיין יהיה בגישה שלכם, פשוט זה יפנה לכם את הזמן של העבודה בפועל על אותה משימה.

אז הגענו כמעט לסוף הפרק, והנושא האחרון שאני רוצה לגעת בו הוא

ההבדל בין טרחנות לבין פרודקטיביות

ובאמת בחרתי את הדבר הזה לסוף. כי אני בתור בן אדם באני מאמין שלי, אני שונא לעשות משימות טרחניות.

המשימות טרחניות זה משימות שאני יודע שיש דרך הרבה יותר פשוטה כדי לחסוך זמן יקר על פעולות שהן מיותרות.

אני אתן לכם דוגמה.

כמו שדיברתי על דף נייר וכותבים משימות על דף נייר לעומת ניהול משימות, פעולה טרחנית זה פשוט לרשום את כל המשימות שהעברת מיום אחד ליום השני.

זה משהו שאמנם לפעמים לוקח 3-4-5 דקות. 

אבל אם אתם תחשבו את הזמן הזה, כמה זמן זה גוזל ביום, או בשבוע, או בחודש תבינו שמדובר בהרבה זמן.

פרודקטיביות או טרחנות? לדעתי התשובה ברורה

אני תמיד מנסה לקחת פעולות שהן טרחניות ולנסות להמיר אותם בדברים שהם הרבה יותר יעילים.

דוגמא מאוד פשוטה, אז אם נגיד עכשיו יש קמפיינים בפייסבוק ואז צריך להוריד את הקובץ כל פעם ולשלוח אותו ללקוח.

אז אפשר היום לעשות אוטומציה שלוקחת את הלידים, שהגיעו מפייסבוק ואוטומטית שולחת אותם ללקוח במייל.

אפשר בנוסף במקום להעתיק אותם לטבלה בגוגל שיטס, אז אפשר ליצור אוטומציה שלוקחת את אותו ליד, ומסדרת אותו בעמודות השונות בגוגל שיטס. 

היום, באמצעות אוטומציות או באמצעות כל מיני פעולות של קיצורים אפשר לקחת פעולות טרחניות, פעולות שצורכות מאיתנו זמן מיותר ולהפוך אותן למשהו שהוא יותר אוטומטי שישפר לנו את הפרודקטיביות.

משהו שבאמת יחסוך את כל פרקי הזמן הקצרים האלה והקטנים האלה.

בסופו של דבר אם אנחנו עושים המון פעולות טרחניות ביום אנחנו פשוט, במצטבר, מבזבזים המון המון זמן במקום לגעת בדברים שהם חשובים באמת.

נקודה למחשבה, באמת האחרונה של הפרק זה תחשבו על הפעולות שאתם עושים שהם לא פרודקטיביות

ותשאלו את עצמכם:

"האם יש דרך הרבה הרבה יותר פשוטה והרבה יותר מהירה בלעדיי שהדבר הזה יקרה?"

זה בדרך כלל קורה עם הדברים שאנחנו צריכים לעשות אותם באופן קבוע או, פעם ביום או פעם בשבוע ולנסות לחפש דרך להמיר את זה למשהו, אפילו, אוטומטי כדי לחסוך מכם את הזמן הזה. 

איזה כיף!

אז בלי לשים לב והגענו לסוף הפרק אני מאוד מאוד נהנתי מהפרק של היום, אני מקווה שגם אתם.

קבלתם עוד כמה כלים כדי להפוך אתכם ליותר יעילים, יותר פרודקטיבים, כאלה שאנשים יכולים לסמוך עליכם בעיניים עצומות.

ויודעים ששום דבר לא ייפול שהכל יקרה.

כיף לעבוד עם אנשים כאלה, לכם כיף לעבוד עם אנשים כאלה ויהיה לאנשים כיף לעבוד איתכם.

אפשר להגיע הרבה יותר להישגים ולהתקדם בחיים.

אני מקווה שיצא לכם ללמוד עוד על פרודקטיביות

אז אני באמת אשמח לשמוע מכם, ברשתות השונות. 

תספרו לי על השיטות שלכם להיות יותר פרודקטיבים.

אתם מוזמנים לשאול שאלות, אני תמיד אשמח לענות. ובאמת, תודה לכם שהאזנתם עד לפה.

לא מובן מאליו בכלל.

אני הייתי רועי ריבק ונתראה בפרקים הבאים.